Van loze kreten naar duidelijke digitaliseringsdoelstellingen

BOOST Smart Industry Assessment

Samen met innovatiemakelaar Jeroen Wevers van Novel-T doorliep Fred de negen transformatiegebieden van het Assessment, met als grote vraag, waar staan we nu met Sepawand en waar willen we naar toe?
Daarnaast heeft Fred de transformatiegebieden ook laten invullen door zijn managementteam (MT), wat tot interessante bevindingen leidde. Fred geeft aan: “Zelf heb ik een duidelijk beeld van waar ik naartoe wil, maar het is ook boeiend om te ontdekken hoe anderen daarover denken. Daarom heb ik het MT het assessment ook laten invullen. Dit resulteerde in vijf verschillende uitkomsten. Op basis van de resultaten hebben we intern gediscussieerd over ons werkelijke vertrekpunt en ons beoogde eindpunt. Zo hebben we gezamenlijk onze digitaliseringsdoelstellingen geformuleerd.”

1. Digitaliseren van productieproces

“Voor het digitaliseren van ons productieproces hebben we inmiddels de eerste stappen gezet. Ons werkvoorbereidingsprogramma is sterk verouderd en gebaseerd op Excel met complexe formules. Daarom hebben we er vorig jaar voor gekozen om een nieuw tekenpakket aan te schaffen, Tekla Structures. Dit pakket gebruiken we nu voor ongeveer 80% van onze activiteiten. De volgende fase is om vanuit dit programma de machines aan te sturen, waarbij we worden ondersteund door een externe partij.

De grote verschillen zitten met name in onze fabriek. Dat is de plek waar de meeste handelingen plaats vinden. Een wand bestaat uit een metalen frame, dat weer bestaat uit deels aluminium en deels staal. Dit zijn twee afdelingen. Daarna wordt het frame gevuld met hetzij spaanplaat, hetzij glas, hetzij deuren. Ook daar hebben we weer aparte afdelingen voor. Uit de werkvoorbereiding komt een hele stapel papieren wat moet worden verdeeld over al die verschillende afdelingen. Daarvan denk ik dat het beter digitaal kan.

Om deze digitalisering ook op de werkvloer te integreren, evalueren we de vereisten voor de werkplekken. Welke hardware is nodig om dit efficiënt te laten verlopen? Hier is onze ICT-partner nu druk mee bezig. Daarbij komt ook de financiële planning en projectbewaking om de hoek kijken. Alle uren worden digitaal bijgehouden, zodat ik aan het eind van de dag precies weet waar kosten zijn gemaakt en hoe ver het productieproces is. Bovendien houden we nauwlettend in de gaten of de klant de factuur heeft ontvangen en of deze al is voldaan.
We hebben dit al redelijk op orde, maar ik streef ernaar om het nog verder te perfectioneren, maar dit zijn wat kleinere stappen.”

2. Voorraadbeheer en de inkoop

Een ander aandachtspunt betreft het voorraadbeheer en de inkoop. Momenteel is er onvoldoende zicht op de voorraad. “Over het algemeen hebben we 80% van de materialen op voorraad. We gaan meestal uit van een gemiddeld aantal materialen per week. Als dit een keer afwijkt, ontstaat er een probleem. Bovendien hebben we niet altijd zicht op de levertijd van bestelde materialen. Wanneer een wand niet in één keer compleet is, stopt de productie en montage. Dit kan ons veel geld kosten. Onze wens is om het voorraadbeheer volledig geautomatiseerd te laten verlopen, zodat we continu en automatisch op de hoogte zijn van de actuele voorraadsituatie.”

3. Klantenportaal

Ook aan de verkoopzijde valt winst te behalen. “Op dit moment werken we aan de ontwikkeling van een klantenportaal. Op dit portaal hebben wij de mogelijkheid om alle relevante tekeningen, handleidingen en garantievoorschriften te uploaden. Ook kan de klant in het systeem aangeven wanneer hij bijvoorbeeld een wand wil verplaatsen. Hierdoor hoeft de klant niet meer te bellen, hoeven wij niks te sturen, maar kunnen we verwijzen naar het klantenportaal.”

Het BOOST Smart Industry Assessment heeft Sepawand veel opgeleverd. "Eind 2024 zullen we dezelfde sessie opnieuw doen om te evalueren of we vooruitgang hebben geboekt en of het nodig is onze doelen bij te stellen. Hopelijk wordt dan duidelijk zichtbaar dat we al verschillende stappen in de juiste richting hebben gezet.”

Freds tips voor andere ondernemers

“Kijk samen als team naar waar je momenteel staat. Wanneer je het daarover eens bent, kun je vervolgens bepalen waar je naartoe wilt. Zorg ervoor dat het hele team betrokken is, zodat je niet alleen de kar hoeft te trekken. Stel gezamenlijk strategische doelen vast en vul de stappen in die nodig zijn om deze doelen te bereiken. Dit kan betrekking hebben op taakverdeling, budget en tijdsplanning. Hoeveel tijd ga je investeren en wanneer wil je het traject afronden?”

Meer informatie over het BOOST Smart Industry Assessment vind je hier