Digitalisering begint met een visie

Wat betekent digitalisering voor jullie?

Fraikin: ‘Met digitalisering willen we bereiken dat we geleidelijk aan een Industrie 4.0 data- gedreven organisatie worden, die flexibel en wendbaar is. We willen zo snel mogelijk in kunnen spelen op veranderingen, van welke aard ook. Wij vinden dat we hiervoor zelf de regie moeten voeren over de aanpassingen aan onze applicaties en onderlinge datastromen. Zodat we niet te veel tijd verliezen aan overleg met leveranciers, die op hun beurt soms onderling ook weer moeten overleggen. Als we kijken naar data-gedreven beslissingen nemen, realiseren we ons dat dit een hele transitie betekent. Het begint met het verzamelen van data. Beslissingen neem je in eerste instantie nog op een mix van onderbuikgevoel en data. Dat onderbuikgevoel wordt naarmate de tijd vordert steeds meer vervangen door data, waar je steeds meer op vertrouwt. Uiteindelijk neem je besluiten voornamelijk op basis van data, maar dat is wel een heel proces, waar je stap voor stap door heen moet.’

Welke eisen stellen jullie aan applicaties?

Fraikin: ‘Als je een applicatie wil kopen, bijvoorbeeld een Warehouse Management Systeem (WMS), moet je vooraf vragen stellen zoals: waarom heb ik deze applicatie nodig en is de applicatie die ik op het oog heb de beste op dit gebied? Ons ERP-systeem voldoet heel goed als financieel pakket, daar ligt de basis. In de loop der jaren heeft de leverancier ook de mogelijkheid van een WMS toegevoegd. Daar is op zich niets mis mee, maar dat voldeed uiteindelijk niet meer aan onze eisen. Want hoe verder je afwijkt van de oorspronkelijke functie van de applicatie, hoe slechter de functionaliteit wordt. Als daar dan ook nog maatwerk bij komt, raak je steeds verder van de kern van de applicatie verwijderd. Voor de korte termijn werkt zo’n aanpassing of aanvulling op een basisapplicatie wel, maar voor ons is dat geen duurzame oplossing. Wij brengen het ERP-systeem dat we nu gebruiken weer terug naar basis: verwerken van transacties. Onze WMS functionaliteit zijn we om aan het zetten naar een echt WMS-applicatie. Die werkt samen met ons product life cycle management pakket om de productstructuur die wij kennen te kunnen hanteren. Die is complex met 26 modellen fietsen met daarbij 60 tot 80 opties per model. Ons ERP-systeem kan deze productstructuur niet aan, en dan hebben we het nog niet over het release management. Door nu voor een specifieke applicatie te kiezen verlengen we ook de levensduur en functionaliteit van ons ERP-systeem. Want het laatste wat je wilt, is dat je ERP-systeem ter discussie komt te staan omdat de functionaliteit niet voldoet.’

Waarom zijn jullie zelf applicaties gaan ontwikkelen?

Fraikin: ‘Wij hebben een digitaal landschap dat ons helpt bij het makkelijker keuzes maken en het behouden van de regie over onze informatiestromen. Neem bijvoorbeeld een shopfloor systeem. Als we dat moeten inkopen, zijn daar veel standaardproducten voor. Maar de ontwikkelaars vragen ons om data aan te leveren, die wij weer uit verschillende bronnen moeten halen. Dat is als bijna 80% van het werk om een shopfloor systeem operationeel te krijgen. Daarom hebben we besloten dat we het laatste stukje, zeg maar het schermpje bouwen, zelf ook wel kunnen doen. In feite hebben we eigenlijk een soort low code ontwikkelomgeving gerealiseerd. Met componenten die we kunnen hergebruiken en met een standaard lay-out.’

(Redactie: Low code platforms bieden een ontwikkelomgeving voor applicaties die zonder specialistische programmeerkennis gemaakt kunnen worden. Enige programmeerkennis is dus wel nodig.)

‘We hebben applicaties gekozen vanwege de functionaliteit die ze hebben, dan moeten we de kracht ervan ook goed gebruiken’

Centraal in het digitale landschap van Van Raam staat een knooppunt, met daaromheen alle applicaties voor zaken als marketing, verkoop, financiën, productie en productontwikkeling. Toch is er volgens Fraikin geen sprake van een single source of truth. ‘Wij hechten er juist waarde aan dat deze voor een groot deel gewoon bij de afzonderlijke applicaties ligt. Om een voorbeeld te geven: de informatie over de fietsen die wij geproduceerd hebben, ons bike-record, wordt in een aparte database opgeslagen. Hierin leggen we alleen relaties en verwijzingen vast. We gaan deze informatie niet redundant opslaan, dat vinden we het begin van het einde. Je moet dan namelijk stukjes structuur en functionaliteit gaan kopiëren om dit in stand te houden en wijzigingen bijhouden. Dat is niet krachtig. We hebben applicaties gekozen vanwege de functionaliteit die ze hebben, daarom staan ze ook in ons digitale landschap, dan moeten we de kracht ervan ook goed gebruiken.’

Foto: Jan-Willem Boezel

(Redactie: De single source of truth (SSOT) is een term die wordt gebruikt om aan te duiden dat alle bedrijfsgegevens op één plek worden bewaard. Het idee hierachter is dat iedereen in het bedrijf toegang heeft tot deze data en zo belangrijke zakelijke beslissingen kan nemen op basis van relevante gegevens.)

Hoe zijn jullie begonnen met digitalisering?

Boezel: ‘Digitalisering was altijd al belangrijk voor ons. We zijn bij Van Raam nogal IT- minded. Maar net zoals veel andere mkb-ers zijn wij ooit begonnen met een ERP. Daar voegden we in de loop der tijd allerlei zaken aan toe, zoals productie of logistiek. Alleen, na verloop van tijd werkte dit niet meer. Het was al onze wens om naar Industrie 4.0 toe te gaan, vraag was wel: wat is de beste manier om daar te komen? Nou, die was er eigenlijk niet. We hebben ons door externe partijen laten informeren en hebben zelf onderzoek gedaan. En uiteindelijk hebben we voor de pragmatische Van Raam methode gekozen: we zijn simpel begonnen en hebben stap voor stap elementen toegevoegd, als stekkers in een stekkerblok. Dat stekkerblok zorgt voor de onderlinge connectie van de applicaties.’

Boezel en Fraikin geven als voorbeeld de koppeling van Exact aan het Product Lifecycle Management (PLM). In Exact zijn alle stuklijsten van de fietsen opgenomen. Dat werkt nog steeds goed, maar ze weten dat deze data overgezet moeten worden in het PLM. Daarvoor wordt een verbinding gelegd en vervolgens gaan ze gefaseerd omzetten, te beginnen met de data van een fiets.

Wat willen jullie bereiken met digitalisering?

Boezel: ‘Vereenvoudiging van processen. Wij verkopen onze fietsen ook in het buitenland. Wij willen weten wat daar met onze producten gebeurt en welke service er nodig is. Nu bestaan onze fietsen uit behoorlijk wat onderdelen en die willen we ten behoeve van onze servicepunten daar goed in kaart brengen. Dat op zich is al een belangrijke reden om te digitaliseren. Daarnaast hebben we wensen als het gaat om onze productielocaties. Op termijn willen we op andere plekken op de wereld fabrieken openen. We hebben nu al een fabriek in Polen en waarschijnlijk openen we binnenkort een vestiging in Amerika. Op het moment dat wij al onze processen gedigitaliseerd hebben, is het een stuk eenvoudiger om op een nieuwe locatie te starten. Dan is het een kwestie van kopiëren.’

Fraikin: ‘We zijn natuurlijk al een aantal jaren bezig met digitalisering. Ons platform van de eerste generatie bestaat al 10 jaar. Op zich voldoet dat nog steeds, maar we merken wel dat we niet langer meer moeten wachten met de tweede generatie digitalisering. Waarbij we zeker elementen uit de eerste generatie gebruiken. We zijn hiervoor ook geprikkeld door de bouw van de fabriek in Polen. Qua systemen lukte het allemaal wel, maar niet zo snel als we zouden willen.’

Fraikin: ‘Digitalisering wordt vaak ook wel procesautomatisering genoemd. Daarbij wordt een probleem binnen een proces door automatisering opgelost. Meestal is dat een min of meer kortetermijnoplossing. Wij gaan uit van het digitale landschap dat we hebben geformuleerd. Dat vormt voor ons de basis waarop automatiseringsvraagstukken landen. Als we dus nieuwe applicaties in gebruik nemen, hebben we voor die tijd al een standaard gezet. Dat standaardiseren vind ik de echte digitale transformatie, omdat we een basis leggen om steeds een data gedreven stap te maken. Meer dan het geval is bij procesautomatisering.’

In hoeverre is er bij jullie digitalisering sprake van ketenintegratie?

Fraikin: ‘Onze fietsen zijn smart products. We hebben voor zowel de gebruikers van onze fietsen als voor onze dealers een app beschikbaar. Onze dealers kunnen met de tool die ze hebben connectie maken met de fiets van de klant en data uitlezen, storingsmeldingen ontvangen en onder andere de configuratie van de fiets aanpassen. Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan het instellen van de trapondersteuning.’ Boezel vult aan: ‘We lopen hierin wel wat sneller dan onze dealers. Die zijn er nog niet helemaal klaar voor om met bijvoorbeeld de app te werken. Wij zijn ervan overtuigd dat de behoefte om er mee te werken wel gaat ontstaan, bij zowel onze grote als onze kleine dealers. Daar zijn wij nu al klaar voor.’

‘Als je als bedrijf nu niet inzet op digitalisering, heb je over een aantal jaren geen bestaansrecht meer’

Wat is voor jullie het belang van digitalisering?

Boezel: ‘We kunnen feitelijk niet meer zonder. Het is voor ons een soort eerste levensbehoefte. Als je als bedrijf nu niet inzet op digitalisering, heb je over een aantal jaren geen bestaansrecht meer. Wij zijn er al langer mee bezig, dus uit ervaring kan ik zeggen dat je tijdig moet beginnen met digitalisering. Het is een lange weg die je te gaan hebt. Je bent er niet met het kopen van een pakket. Je medewerkers moeten ook tijd krijgen om mee te gaan in het proces.’

Fraikin: ‘Implementatie gaat heel geleidelijk. Door digitalisering ga je data verzamelen. Die toets je vervolgens aan je eigen inzichten. Mogelijk trek je dan uit de eerste datasets de conclusie dat de gegevens niet kloppen. Dan ga je bijstellen, controleren en bijstellen. Tot er een moment komt dat de data je verrassen en je denkt: “Dat is een nieuw inzicht voor me.” Zodra dat vaker gaat gebeuren, zul je steeds meer gaan vertrouwen op de verkregen data en dat helpt je dan bij het nemen van beslissingen. Want hoe dan ook, uiteindelijk is het in de meeste gevallen de mens die een go or no-go besluit neemt. Al zullen er ook processen ontstaan die niet meer afhankelijk zijn van menselijk handelen, denk aan het bestelproces van een product.’

Foto: Maikel Fraikin

Wat zijn de grootste uitdagingen?

Fraikin noemt als eerste het hebben van kennis, Boezel voegt daar geld aan toe: ‘Je moet als organisatie geld vrij maken om te digitaliseren. Toch zeker als je dat wil zien als noodzakelijk voor je bedrijfsvoering. Geld heb je nodig om kennis in te kopen en kennis in het eigen bedrijf te ontwikkelen. Bij ons zijn één programmeur en één software-architect in dienst. Als wij zelf de gewenste structuur helder voor ogen hebben, huren we externe partijen in voor verdere ondersteuning. We willen geen ICT-bedrijf zijn met 50 programmeurs in dienst.’ Fraikin merkt wel op dat er enige kwetsbaarheid zit in het feit dat binnen het bedrijf slechtstwee mensen volledig van alles op de hoogte zijn. ‘We vinden het echter een te grote stap om deze twee functies dubbel te bemensen. Om deze reden zoeken we in de regio verbinding met andere maakbedrijven die min of meer voor dezelfde uitdagingen staan. Gezamenlijk kijken we of er mogelijkheden zijn om elkaar in de toekomst te helpen als er bijvoorbeeld problemen op het personele vlak ontstaan.’ Over deze samenwerking vertelt Boezel dat de het door hun ontwikkelde toepassing ook wel als open-source aan anderen aan willen bieden. ‘Het is weliswaar ons bedrijfsproces, maar er zit geen patent op. Alsanderen met deze toepassing werken, hebben we als het ware ook een back-up. Bovendien kunnen we zo van elkaar leren en elkaar versterken.’ Fraikin: ‘We hebben het dan over vraagstukken als: hoe zet je een architectuur op, hoe pas je moderne technologie hierin toe en hoe kijk je op een abstract niveau naar data- en informatiestromen binnen je bedrijf?’ Beide heren vinden deze samenwerking ook belangrijk met het oog op de ontwikkeling van de regio. Volgens hen kan door deze samenwerking de regio zich ontwikkelen als Smart Industry Hub en zo een magneetfunctie krijgen voor jonge mensen die graag in een innovatieve omgeving willen werken.

Naast kennis en geld noemen Boezel en Fraikin ook tijd als een belangrijke factor. Fraikin: ‘Je zou kunnen vragen: zijn jullie nu al twee jaar bezig met dit hele proces? Maar net zo legitiem is de vraag: zijn jullie hier nog maar twee jaar mee bezig? Digitalisering is echter een permanent proces, het is bijna een levend organisme dat voortdurend aandacht vraagt en zich ontwikkelt. In de afgelopen twee jaar hebben wij echt stappen gezet en veel in beweging gezet. Maar wel met kleine stapjes tegelijk.’

Welke tips hebben jullie voor ondernemers die willen beginnen met digitalisering?

‘Het begint met een visie,’ zegt Fraikin. ‘Waar sta je voor als ondernemer, als directie? Je kunt niet denken vanuit projecten. Als je een digitale transformatie wilt realiseren en je wilt een data-gedreven organisatie worden, dan vraagt dat een organisatieverandering. Leg uit waar je over tien jaar wil staan. Benoem welke potentie je daar ziet. Spreek het commitment en het vertrouwen uit in het proces en zeg hardop dat dit alles eraan bijdraagt dat je bedrijf nog beter wordt en dat je met elkaar tot meer dingen in staat bent.’ Maar, met alleen een visie ben je er niet. ‘Je moet zorgen dat je goede mensen om je heen verzamelt die kennis hebben van een IT-infrastructuur, van security, informatiemanagement.

‘Zoek ook samenwerking met andere bedrijven,’ adviseert Boezel. ‘Wij zijn een relatief klein bedrijf als het gaat om inkoop van soft- en hardware. Door samen te werken met drie andere maakbedrijven in de omgeving, spreken we met elkaar ineens over het inrichten van 1.000 werkplekken. Dan kun je kijken naar high-end oplossingen. Maar we delen ook kennis en kunde. Als onze security-specialist een vraag heeft, kan hij daarmee bij een aantal collega’s terecht. Daarnaast hebben we gezamenlijk hardware ingekocht en doen we gezamenlijk data-recovery. We gaan nog verder: de kennis die we met de vier bedrijven hebben opgedaan, delen we weer met kleinere bedrijven hier in de Achterhoek. Dat hoort bij maatschappelijk verantwoord ondernemen, vinden wij. Door onze kennis te delen met andere bedrijven, kunnen die gemakkelijker de stap zetten naar digitalisering.’

Wil jij ook aan de slag met digitalisering en kun je hierbij wat hulp gebruiken? Neem dan contact met onze innovatiemakelaars op! Ze komen graag bij je langs! 

Over Van Raam - fabrikant van aangepaste fietsen

Van Raam in Varsseveld produceert aangepaste fietsen. Het bedrijf is gespecialiseerd in het fabriceren van driewielfietsen, scootmobielfietsen, lage instapfietsen, loophulpen, duofietsen, tandems, rolstoelfietsen en transportfietsen. Met deze producten levert Van Raam een bijdrage aan de integratie van mensen met een beperking in de samenleving. Bij het bedrijf werken zo’n 245 medewerkers. De fietsen worden ontworpen door de eigen ontwikkelingsafdeling. De productie vindt bijna geheel in eigen huis plaats, in één van de schoonste en slimste fabrieken van Nederland. Op een productieoppervlak van 18.000 m2 worden de fietsen in een moderne productlijn gemaakt. Als fabrikant van aangepaste fietsen hecht Van Raam veel belang aan kwaliteit, circulariteit en duurzaamheid.